ACUERDO 02 DEL 2004

REFERENCIA DEL ACUERDO 002 DE 2004
OBJETO:“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”
FUNDAMENTO:En desarrollodel artículo 46 de la Ley 594 de 2000
REFERENCIA: Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000
CONSIDERACIONES	“Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
	“fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas.
	Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
	El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
DEFINICION DE FONDO ACUMULADO	Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta.
COMO HERRAMIENTA ¿QUÉ PERMITEN?	Permite la organización de los fondos y sus series en la gestión documental. Elaborar el plan archivístico integral con el fin de establecer prioridades de trabajo a corto, mediano y largo plazos. El establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos
ACUERDO	Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
ETAPAS DEL ACUERDO	Primera etapa: investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales: constitución de la empresa, estructura organizacional, legislación vigente (normatividad) manual de funciones y de procedimientos. Compilación de la información.
	Segunda etapa: Reflejar el estado de la situación del fondo acumulado resaltando el estado de organización documental, instrumentos de recuperación, tipos de soporte, fechas extremas y el volumen de la documentación dado en metros lineales, entre otros. Diagnostico
	Tercera Etapa: Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos: Clasificación: Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo uorganismos productores. Ordenación: Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta lasunidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de, correspondientes a lasdiferentes unidades administrativas. Descripción: Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental, incluyendo la documentación afectada Biológicamente.
	Cuarta Etapa:  VALORACIÓN Se debe proceder a identificar los valores primarios  e identificar los valores secundarios, que posea la documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.
INSPECCION Y VILGIILANCIA DE LAS TVD	El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las Tablas de Valoración Documental, en el momento que lo considere pertinente